serviced office jakarta
Bisnis
Riger  

Cara Melakukan Orientasi Staf Baru dari Jarak Jauh

Orientasi staf baru adalah proses pengenalan dan pembekalan staf baru terhadap perusahaan, pekerjaan, dan rekan kerja mereka. Orientasi staf baru penting untuk membantu staf baru beradaptasi, berprestasi, dan berkontribusi dengan baik di tempat kerja. Namun, bagaimana cara melakukan orientasi staf baru jika mereka bekerja dari jarak jauh atau secara online?

Mengingat situasi pandemi COVID-19 yang lalu, banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja jarak jauh atau work from home (WFH) untuk mencegah penyebaran virus. Hal ini tentu membawa tantangan tersendiri bagi proses orientasi staf baru, yang biasanya dilakukan secara tatap muka dan langsung di kantor.

serviced office jakarta

Namun, bukan berarti orientasi staf baru tidak mungkin dilakukan dari jarak jauh. Dengan memanfaatkan teknologi dan strategi yang tepat, orientasi staf baru dari jarak jauh dapat berjalan dengan lancar dan efektif. Untuk mengetahui lebih jelas nya, berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda terapkan untuk melakukan orientasi staf baru dari jarak jauh:

  • Kirim email selamat datang. Sebelum hari pertama staf baru bekerja, kirimkan email selamat datang yang berisi informasi penting, seperti jadwal orientasi, kontak orang yang bertanggung jawab, link atau kode akses untuk platform online yang digunakan, dan dokumen-dokumen yang perlu ditandatangani atau disiapkan. Email selamat datang ini dapat memberikan kesan positif dan profesional, serta membantu staf baru mempersiapkan diri dengan baik.
  • Buat panggilan telepon/video. Pada hari pertama staf baru bekerja, lakukan panggilan telepon atau video dengan mereka untuk menyambut dan mengenal mereka secara lebih personal. Anda dapat memperkenalkan diri Anda, menjelaskan peran dan tanggung jawab Anda, serta memberikan gambaran umum tentang perusahaan, visi, misi, nilai, dan budaya kerja. Anda juga dapat menanyakan harapan, kekhawatiran, atau pertanyaan yang mungkin dimiliki oleh staf baru, serta memberikan dukungan dan motivasi kepada mereka.
  • Lakukan office tour virtual. Meskipun staf baru bekerja dari jarak jauh, tidak ada salahnya untuk memperlihatkan kepada mereka suasana dan kondisi kantor secara virtual. Anda dapat menggunakan platform video conference, seperti Zoom, untuk melakukan office tour virtual, yaitu dengan mengajak staf baru melihat-lihat ruangan, fasilitas, dan peralatan kantor, serta memperkenalkan mereka dengan rekan kerja atau atasan yang ada di kantor. Office tour virtual ini dapat membantu staf baru merasa lebih terlibat dan terhubung dengan perusahaan dan rekan kerja mereka.
  • Berikan employee kit. Employee kit adalah paket yang berisi barang-barang yang dibutuhkan atau berguna bagi staf baru, seperti laptop, mouse, keyboard, headset, mug, kaos, atau merchandise lainnya yang berkaitan dengan perusahaan. Anda dapat mengirimkan employee kit ini ke alamat staf baru sebelum atau sesudah hari pertama mereka bekerja. Employee kit ini dapat memberikan kesan bahwa perusahaan peduli dan menghargai staf baru, serta membantu mereka bekerja dengan lebih nyaman dan produktif.
  • Jangan berikan informasi yang berlebihan. Orientasi staf baru dari jarak jauh dapat menjadi pengalaman yang melelahkan dan membingungkan, jika Anda memberikan informasi yang terlalu banyak atau terlalu rumit dalam waktu yang singkat. Anda perlu membagi informasi menjadi beberapa bagian yang mudah dicerna dan dipahami, serta memberikan waktu yang cukup untuk staf baru mencerna dan mengajukan pertanyaan. Anda juga perlu menggunakan metode yang bervariasi dan interaktif, seperti presentasi, video, kuis, atau simulasi, untuk menyampaikan informasi dengan lebih menarik dan menyenangkan.
  • Lakukan follow-up. Setelah selesai melakukan orientasi staf baru, jangan lupa untuk melakukan follow-up dengan mereka secara berkala, baik melalui email, telepon, atau video. Anda perlu mengecek apakah staf baru mengalami masalah, kesulitan, atau kebutuhan yang perlu ditangani, serta memberikan umpan balik.
  • Buat agenda yang jelas dan terstruktur. Anda harus menyiapkan agenda yang mencakup tujuan, topik, dan durasi orientasi staf baru. Anda juga harus menentukan siapa yang akan menjadi pembicara, fasilitator, atau mentor untuk staf baru. Agenda ini harus dikomunikasikan kepada staf baru sebelum orientasi dimulai, agar mereka dapat mempersiapkan diri.
  • Lakukan evaluasi dan tindak lanjut. Anda harus melakukan evaluasi untuk mengukur efektivitas dan kepuasan orientasi staf baru. Anda dapat menggunakan survei, wawancara, atau observasi untuk mengumpulkan data dan umpan balik dari staf baru dan pihak terkait lainnya. Anda juga harus melakukan tindak lanjut untuk memastikan bahwa staf baru dapat beradaptasi dengan baik dan mengembangkan kompetensi mereka.